Máy hủy tài liệu là thiết bị được sử dụng nhiều trong các khu văn phòng nhằm mục đích bảo mật thông tin nội bộ. Tuy nhiên nhiều người vẫn chưa biết cách sử dụng sao cho hiệu quả và an toàn nhất. Vậy nên chúng tôi sẽ chia sẻ cho các bạn cách sử dụng máy hủy tài liệu đơn giản, dễ thực hiện.
Nội dung bài viết
Máy hủy tài liệu là gì?
Máy hủy tài liệu là thiết bị được sử dụng để cắt nhỏ các loại giấy tờ thành dạng sợi, dạng vụn nhằm mục đích bảo mật các thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
Máy hủy tài liệu có cấu tạo gồm các bộ phận chính là hệ thống dao cắt, lưỡi dao, thùng chứa, các bánh răng, và đầu máy. Những lưỡi dao sẽ được xếp đan xen với nhau để khi cho giấy vào, mô tơ hoạt động thì giấy đi qua các lưỡi dao và được hủy vụn. Nhiều loại máy hủy tài liệu không chỉ có chức năng hủy giấy tờ mà còn tích hợp thêm khả năng hủy đĩa CD, thẻ card.
Vì sao nên sử dụng máy hủy tài liệu tại các văn phòng?
Máy hủy tài liệu văn phòng là thiết bị được sử dụng nhiều trong các công ty, doanh nghiệp nhằm mục đích bảo mật thông tin quan trọng. Những lý do dưới đây sẽ giúp các bạn hiểu được vì sao thiết bị này được dùng nhiều.
- Máy hủy tài liệu giúp bảo mật các thông tin quan trọng không bị kẻ xấu hay đối thủ lợi dụng để gây ra các thiệt hại cho doanh nghiệp.
- Giúp văn phòng gọn gàng, ngăn nắp hơn khi các tài liệu cũ không dùng đến được hủy bớt.
- Khi dùng máy hủy tài liệu, giấy tờ, tài liệu sẽ bị cắt nhỏ ra nên giảm được số lượng túi rác và việc vứt rác dễ dàng hơn.
- Pháp luật nước ta có những quy định về việc bảo mật dữ liệu cá nhân. Việc dùng máy hủy tài liệu giúp doanh nghiệp bảo vệ được thông tin khách hàng và nhân viên.
- Khi sử dụng thiết bị này sẽ giúp người dùng đỡ mất thời gian và công sức để hủy tài liệu hơn.
Xem thêm: Top #7 địa chỉ sửa máy hủy giấy tại TPHCM uy tín, chất lượng
Cách sử dụng máy hủy tài liệu hiệu quả và an toàn
Máy hủy tài liệu được sử dụng nhiều trong các công ty, khu văn phòng với mục đích bảo mật các thông tin quan trọng. Tuy nhiên, nhiều người chưa biết cách sử dụng máy hủy tài liệu để công việc hiệu quả nhất và an toàn cho bản thân. Hãy theo dõi những thông tin dưới đây để kết quả công việc tốt nhất.
Trước khi vận hành máy hủy tài liệu
Trước khi sử dụng máy các bạn cần phải chú ý những điều sau đây:
- Đọc thật kỹ hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất đã đưa ra bởi mỗi máy có những chức năng khác nhau.
- Kiểm tra xem máy có để ở vị trí bằng phẳng, chắc chắn không?
- Kiểm tra bộ phận hủy của máy có vật gì vướng vào không?
- Để lưỡi dao hủy có độ bền cao thì các bạn cần tháo hết ghim bấm, ghim kẹp ra.
Khi vận hành máy hủy tài liệu
Trong quá trình vận hành máy để đảm bảo hiệu quả và an toàn các bạn cần phải chú ý:
- Tập trung vào công việc tránh tình trạng để cà vạt, tóc tai,… bị cuốn vào máy gây nguy hiểm.
- Không nên ôm đồm tranh thủ làm nhiều việc một lúc.
- Không cho quá số lượng tờ giấy với quy định của nhà sản xuất. Điều này sẽ khiến máy quá tải và giảm tuổi thọ.
- Với số lượng giấy tờ cần hủy lớn, các bạn cần cho máy nghỉ ngơi 5 – 10 phút để máy không bị nóng hay chập motor.
Sau khi dùng xong máy hủy tài liệu
- Sau khi đã hủy xong giấy tờ, các bạn hãy kiểm tra thùng chứa và đổ luôn nếu thấy đầy.
- Rút dây nguồn của máy ra, tránh trường hợp trẻ con hay vật nuôi tới gần gặp nguy hiểm.
- Vệ sinh và bảo dưỡng máy định kỳ theo tháng để máy có tuổi thọ bền lâu.
Bên trên là những thông tin chúng tôi chia sẻ cho các bạn về cách sử dụng máy hủy tài liệu hiệu quả và an toàn. Hy vọng bài viết mang đến những thông tin hữu ích để các có thể sử dụng máy tốt nhất.
